Termini e Condizioni d'Uso
Versione 2.0 — Ultimo aggiornamento: 7 settembre 2026
1. Definizioni
- "Servizio": la piattaforma software Peasy Doctor per la gestione dello studio medico.
- "Fornitore": Andrea Pascali, che sviluppa, gestisce ed eroga il Servizio con il marchio Peasy Doctor — sede: [da inserire] — P.IVA: [da inserire] — email: info@peasydoctor.com.
- "Cliente": lo studio medico o il professionista sanitario che sottoscrive un abbonamento.
- "Utente": qualsiasi persona fisica che accede al Servizio con le credenziali fornite dal Cliente.
- "Dati": tutte le informazioni inserite nel Servizio dagli Utenti, inclusi i dati dei pazienti.
2. Oggetto del contratto
Il Fornitore mette a disposizione del Cliente una piattaforma SaaS per la gestione dello studio medico. Il Servizio è destinato esclusivamente a professionisti sanitari operanti in conformità alla normativa italiana vigente.
Il Servizio è offerto in due piani.
Piano Base. Registro pazienti e cartelle cliniche, agenda e appuntamenti, visite, fatturazione e preventivi, trattamenti e piani di cura, terapie, body chart, scheda oftalmologica strutturata, esportazione dell'anagrafica pazienti.
Piano Premium. Tutto quanto compreso nel piano Base, e in aggiunta:
- promemoria degli appuntamenti via WhatsApp, nella forma descritta all'articolo 2-bis;
- analisi automatica dello storico del paziente, nella forma descritta all'articolo 2-ter;
- consenso informato digitale con firma su tablet o smartphone, nella forma descritta all'articolo 2-quater.
Il Fornitore ha annunciato una funzionalità di compilazione delle visite con la voce: essa non è ancora disponibile e non forma oggetto del presente contratto. Sarà inclusa nel piano Premium senza costi aggiuntivi quando verrà rilasciata; il Cliente non può farne oggetto di pretesa né subordinare a essa il pagamento del canone.
Durante il periodo di prova gratuita il Cliente accede a tutte le funzionalità del piano Premium.
2-bis. Promemoria via WhatsApp
Il Servizio predispone il testo di un promemoria e apre WhatsApp sul dispositivo del Cliente con il messaggio già scritto. L'invio resta un atto del Cliente, compiuto dal proprio account WhatsApp: il Fornitore non trasmette alcun messaggio e non può sapere se il messaggio sia stato effettivamente inviato o ricevuto. Il Servizio registra l'apertura del messaggio, non la sua consegna.
Il messaggio predefinito riporta soltanto nome del paziente, giorno, ora e indirizzo dello studio, e non contiene il tipo di prestazione: il Cliente che personalizzi il testo è tenuto a non introdurvi informazioni relative alla salute del paziente.
2-ter. Analisi automatica dello storico del paziente
La funzione è disattivata di default e va abilitata dal titolare o da un amministratore dello studio. Quando è attiva, il Servizio genera un riepilogo in prosa dello storico clinico del paziente per mezzo di un modello linguistico fornito da un terzo, indicato nell'Allegato A, punto A.6. Prima dell'invio i dati sono pseudonimizzati; non sono utilizzati per l'addestramento di modelli.
Il riepilogo è un ausilio alla consultazione e non costituisce diagnosi, parere clinico né raccomandazione terapeutica. Può contenere errori od omissioni: il professionista è tenuto a verificare i dati di origine e resta l'unico responsabile di ogni valutazione e decisione clinica.
2-quater. Consenso informato digitale
Il Servizio consente al Cliente di caricare i propri moduli di consenso informato in formato PDF, di individuarne i campi compilabili, di compilarli per il singolo paziente e di raccogliere la firma su tablet o smartphone, producendo un documento archiviato e riconducibile alla seduta.
Il Fornitore garantisce che: il PDF caricato dal Cliente non viene mai ricomposto né ri-tipografato, e le pagine originali restano immutate; il documento firmato viene reso non più modificabile prima dell'archiviazione; a esso è associata un'impronta crittografica SHA-256 che ne consente la verifica di integrità; la firma memorizzata del medico è applicata soltanto quando è il medico stesso a finalizzare il documento.
Natura della firma raccolta. La firma è acquisita come tratto grafico, senza rilevazione di pressione, velocità o ritmo, e costituisce una firma elettronica semplice ai sensi dell'art. 3, n. 10, del Regolamento (UE) 910/2014. La sua efficacia probatoria è liberamente valutabile dal giudice ai sensi dell'art. 20 del D.Lgs. 82/2005. Non si tratta di firma elettronica avanzata né qualificata, non è apposta alcuna marca temporale e il Servizio non effettua conservazione a norma. Il Cliente che necessiti di tali requisiti deve avvalersi di strumenti diversi.
Contenuto dei moduli. Il Fornitore mette a disposizione lo strumento; l'adeguatezza del testo dei moduli, la loro conformità alla L. 219/2017 e la correttezza dell'informazione resa al paziente restano di esclusiva responsabilità del Cliente. Il rilevamento automatico dei campi è una proposta che il Cliente è tenuto a verificare e confermare prima dell'uso.
I moduli in bianco trasmessi al paziente prima della visita non producono alcun consenso: la firma è raccolta in studio, dopo il colloquio.
3. Registrazione e account
Per accedere al Servizio è necessario registrarsi con un'email valida, creare o aderire a uno studio e sottoscrivere un abbonamento attivo. L'Utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali e di qualsiasi attività svolta con il proprio account.
4. Abbonamento e pagamenti
Il Servizio è disponibile previo pagamento di un abbonamento mensile. Ogni nuovo account beneficia di un periodo di prova gratuita di 15 giorni, senza carta di credito, al termine del quale è necessario sottoscrivere un abbonamento per continuare ad accedere al Servizio. I pagamenti sono elaborati da Stripe, con addebito automatico alla data di rinnovo.
Al termine del periodo di prova, se non viene sottoscritto un abbonamento, l'accesso al Servizio viene sospeso. Lo stesso vale in caso di mancato pagamento o di abbonamento scaduto. I dati non vengono cancellati per effetto della sospensione: restano conservati e tornano accessibili riattivando l'abbonamento. La loro cancellazione è disciplinata dall'Allegato A, punto A.10. I prezzi si intendono IVA esclusa.
5. Recesso e rimborsi
Il Cliente può recedere dal Servizio in qualsiasi momento tramite il portale Stripe Customer Portal (accessibile dalle Impostazioni). Per evitare il rinnovo automatico del periodo successivo, la disdetta deve essere effettuata almeno un giorno prima della fine del mese corrente di abbonamento. Il recesso ha effetto alla scadenza del periodo già pagato; non sono previsti rimborsi pro-rata.
Si raccomanda di esportare i propri dati prima della disdetta. Dalle Impostazioni è possibile esportare in formato CSV l'anagrafica dei pazienti; per ottenere una copia completa dei dati dello studio è sufficiente farne richiesta scritta al Fornitore, che vi dà seguito entro 30 giorni. La conservazione e la cancellazione dei dati dopo la cessazione sono disciplinate dall'Allegato A, punto A.10.
In caso di primo acquisto il Fornitore riconosce, come garanzia commerciale, il diritto di recedere entro 14 giorni dalla sottoscrizione con rimborso integrale dell'importo pagato. Resta impregiudicato il diritto di recesso spettante per legge al Cliente che agisca come consumatore ai sensi del D.Lgs. 206/2005.
6. Obblighi del Cliente e degli Utenti
Il Cliente si impegna a:
- Utilizzare il Servizio nel rispetto del GDPR, del D.Lgs. 196/2003 e delle disposizioni sanitarie italiane.
- Informare i pazienti sul trattamento dei loro dati ai sensi dell'art. 13 GDPR e individuare la base giuridica corretta per ciascun trattamento. Per le finalità di cura si applica l'art. 9, par. 2, lett. h, GDPR e non è richiesto il consenso al trattamento dei dati; resta fermo l'obbligo di raccogliere il consenso informato all'atto sanitario ai sensi della L. 219/2017, che è istituto distinto.
- Rispettare gli obblighi previsti dall'Allegato A, che vale come nomina del Fornitore a responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e costituisce parte integrante dei presenti Termini.
- Non cedere o condividere le credenziali con soggetti non autorizzati.
- Comunicare tempestivamente al Fornitore eventuali violazioni dei dati o accessi non autorizzati di cui venga a conoscenza.
È vietato: usare il Servizio per scopi illegali; tentare accessi non autorizzati; caricare software malevolo; effettuare reverse engineering.
7. Accesso multi-utente
Il Cliente (titolare dello studio) può invitare collaboratori tramite un codice invito univoco generato dalla piattaforma. Gli Utenti operano con ruoli distinti — titolare, amministratore e generale — che determinano i permessi di accesso alle funzionalità. Il titolare è responsabile della gestione dei propri Utenti e della revoca degli accessi quando non più appropriati.
8. Aggiornamenti del servizio
Il Fornitore rilascia aggiornamenti del Servizio in modo continuativo. Gli aggiornamenti sono automatici e inclusi nell'abbonamento senza costi aggiuntivi.
9. Proprietà intellettuale
Il Servizio è di proprietà esclusiva del Fornitore. Il Cliente riceve una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile e revocabile. I Dati inseriti dagli Utenti rimangono di proprietà del Cliente.
10. Disponibilità del servizio
Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile con continuità e a intervenire senza ritardo sui malfunzionamenti che gli vengano segnalati. Le manutenzioni programmate sono comunicate con almeno 24 ore di anticipo, ove possibile.
Il Servizio si appoggia a infrastrutture di terzi (Google Firebase, Stripe): il Fornitore non garantisce l'assenza di interruzioni derivanti da malfunzionamenti di tali infrastrutture, da attacchi informatici o da cause di forza maggiore.
11. Limitazione di responsabilità
Il Fornitore non è responsabile per: le decisioni cliniche o sanitarie assunte dagli Utenti, comprese quelle assunte alla luce dei contenuti generati automaticamente dal Servizio, che non sostituiscono la valutazione del professionista; la perdita di dati derivante da uso improprio o da accessi non autorizzati imputabili al Cliente; i danni indiretti e la perdita di profitto; i malfunzionamenti di servizi di terzi.
La responsabilità complessiva del Fornitore è limitata all'importo degli abbonamenti pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti all'evento dannoso.
Il limite che precede non si applica ai danni cagionati con dolo o colpa grave, ai danni alla persona, né ai danni derivanti dalla violazione degli obblighi in materia di protezione dei dati personali previsti dall'Allegato A.
12. Backup e integrità dei dati
Il Fornitore esegue backup periodici tramite Google Firebase. Il Cliente è responsabile della conservazione autonoma di copie di sicurezza. Non si garantiscono backup per periodi superiori a 30 giorni.
13. Riservatezza
Entrambe le parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni confidenziali ricevute e a non divulgarle a terzi senza previo consenso scritto, salvo obbligo di legge.
14. Risoluzione per inadempimento
Il Fornitore si riserva il diritto di sospendere o risolvere il contratto con effetto immediato, previa comunicazione scritta, in caso di: violazione grave o reiterata degli obblighi del Cliente; utilizzo per scopi illegali; fornitura di informazioni false; mancato pagamento oltre il periodo di tolleranza di 90 giorni. In caso di risoluzione per inadempimento del Cliente non è previsto alcun rimborso.
Anche in caso di risoluzione, i dati restano soggetti all'Allegato A, punto A.10: il Fornitore non li cancella unilateralmente prima che il Cliente abbia avuto almeno 30 giorni per esportarli.
15. Modifiche al servizio e ai termini
Il Fornitore può modificare il Servizio, i prezzi e i presenti Termini. Le modifiche sostanziali, e ogni variazione di prezzo, sono comunicate al Cliente via email con almeno 30 giorni di preavviso.
Il Cliente che non intende accettare la modifica può recedere senza penali entro la data in cui essa ha effetto, dandone comunicazione scritta: in tal caso gli è rimborsata la quota di abbonamento già pagata e non fruita. L'utilizzo del Servizio dopo tale data costituisce accettazione della modifica.
16. Legge applicabile e foro competente
I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per controversie è competente il Tribunale ordinario della sede del Fornitore, fatte salve le disposizioni inderogabili a tutela del consumatore.
17. Disposizioni finali
Se una o più clausole dei presenti Termini risultassero nulle o inefficaci, le restanti clausole continueranno ad avere piena validità ed efficacia. I presenti Termini costituiscono l'intero accordo tra le parti e sostituiscono qualsiasi accordo precedente.
18. Contatti
Allegato A — Accordo sul trattamento dei dati personali
A.1 Oggetto, durata, natura e finalità
Oggetto: il trattamento dei dati personali che il Cliente e i suoi Utenti inseriscono nel Servizio.
Durata: per tutta la durata del contratto e per il periodo successivo previsto dall'articolo A.10.
Natura e finalità: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, estrazione, comunicazione e cancellazione, per le sole finalità di erogazione del Servizio descritto all'articolo 2 dei Termini.
A.2 Tipo di dati e categorie di interessati
Categorie di interessati: pazienti del Cliente; Utenti autorizzati dal Cliente.
Categorie di dati:
- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo, email, telefono;
- dati relativi alla salute (art. 9 GDPR): note cliniche, diagnosi, referti, prescrizioni, anamnesi, immagini e documentazione di visite e trattamenti, annotazioni sul body chart, moduli di consenso informato compilati e firmati;
- immagine della firma autografa del paziente e del medico, acquisita come solo tratto grafico, privo di dati dinamici (pressione, velocità, ritmo) e pertanto non costituente dato biometrico;
- dati amministrativi e contabili relativi a fatture e preventivi emessi dal Cliente;
- dati relativi ad appuntamenti, promemoria aperti e moduli trasmessi al paziente;
- log di accesso e registro delle operazioni.
A.3 Istruzioni del titolare
Il Fornitore tratta i dati esclusivamente su istruzione documentata del Cliente. Costituiscono istruzione documentata i presenti Termini, il presente Allegato e le operazioni che il Cliente e i suoi Utenti compiono attraverso le funzioni del Servizio.
Il Fornitore non utilizza i dati per finalità proprie e in particolare non li utilizza per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale, né consente che siano utilizzati a tale scopo dai propri sub-responsabili.
Il Fornitore informa il Cliente qualora ritenga che un'istruzione violi la normativa applicabile.
A.4 Riservatezza e personale autorizzato
Il Fornitore garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano designate ai sensi dell'art. 29 GDPR e dell'art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, adeguatamente istruite e vincolate a un obbligo di riservatezza che permane anche dopo la cessazione dell'incarico.
L'accesso ai dati del Cliente da parte del personale di supporto avviene soltanto quando necessario a risolvere una richiesta di assistenza o un malfunzionamento, ed è registrato.
A.5 Misure di sicurezza (art. 32 GDPR)
- segregazione dei dati per studio, applicata a livello di regole del database e dell'archiviazione file;
- controllo degli accessi basato sui ruoli definiti sul documento dello studio;
- autenticazione tramite Firebase Authentication;
- cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo, secondo gli standard dell'infrastruttura Google Cloud;
- registro delle operazioni compiute nella piattaforma (audit trail);
- i documenti di consenso firmati sono resi non più modificabili prima dell'archiviazione e sigillati con impronta SHA-256;
- backup periodici gestiti dall'infrastruttura Google Firebase.
Il Fornitore può aggiornare le misure, purché il livello di sicurezza complessivo non sia ridotto.
A.6 Sub-responsabili
Il Cliente autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati di seguito:
- Google (Firebase): infrastruttura cloud — database, autenticazione, archiviazione dei file, esecuzione delle funzioni. Database in Unione Europea (europe-west8), funzioni in Unione Europea (europe-west3); società del gruppo con sede negli Stati Uniti.
- Stripe: gestione del pagamento dell'abbonamento. Non riceve dati dei pazienti.
- Microsoft (Microsoft 365): trasmissione delle email inviate ai pazienti dal Cliente e dei relativi allegati (visite, fatture, terapie, trattamenti, consensi firmati).
- Anthropic: generazione del riepilogo clinico e analisi dei moduli di consenso caricati dal Cliente. Trattamenti attivi solo se il Cliente li abilita; il contenuto clinico è pseudonimizzato prima dell'invio. Sede negli Stati Uniti.
Il Fornitore comunica al Cliente, con almeno 30 giorni di preavviso, l'intenzione di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli e documentati; in mancanza di accordo può recedere dal contratto senza penali, con rimborso della quota di abbonamento non fruita.
Il Fornitore impone ai sub-responsabili obblighi non meno gravosi di quelli previsti dal presente Allegato e risponde del loro operato.
Promemoria WhatsApp. Il promemoria è un collegamento che apre WhatsApp sul dispositivo del Cliente: il messaggio parte dall'account del Cliente e il Fornitore non partecipa alla trasmissione. Rispetto a tale comunicazione il Cliente agisce come titolare autonomo. Il messaggio predefinito non contiene il tipo di prestazione.
A.7 Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Ove un sub-responsabile tratti dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework o, in mancanza, delle Clausole Contrattuali Tipo adottate dalla Commissione europea.
A.8 Assistenza al titolare
Tenuto conto della natura del trattamento, il Fornitore assiste il Cliente con misure tecniche e organizzative adeguate:
- nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15–22 GDPR). Il Servizio consente al Cliente di consultare, rettificare, esportare e cancellare autonomamente i dati; se una richiesta non è soddisfacibile con le funzioni disponibili, il Fornitore interviene su richiesta scritta;
- nel garantire la sicurezza del trattamento (art. 32), nella gestione delle violazioni (artt. 33–34) e nella valutazione d'impatto e consultazione preventiva (artt. 35–36), mettendo a disposizione le informazioni sul trattamento in proprio possesso.
Se un interessato si rivolge direttamente al Fornitore, questi non dà seguito alla richiesta e la trasmette al Cliente senza ritardo.
A.9 Violazioni dei dati personali
Il Fornitore notifica al Cliente ogni violazione di dati personali che riguardi i dati trattati per suo conto, senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, fornendo le informazioni previste dall'art. 33, par. 3, GDPR nella misura in cui ne dispone.
Restano in capo al Cliente, in qualità di titolare, la notifica al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'art. 33 GDPR e la comunicazione agli interessati ai sensi dell'art. 34 GDPR.
A.10 Cancellazione o restituzione dei dati
Alla cessazione del contratto, per qualunque causa, il Cliente dispone di almeno 30 giorni per esportare i propri dati. Decorso tale termine, e comunque su istruzione scritta del Cliente, il Fornitore cancella i dati e le copie esistenti, salvo l'obbligo di conservazione previsto dalla legge.
Il Fornitore non cancella i dati clinici prima della scadenza di tale termine e non ne dispone unilateralmente. La conservazione della documentazione sanitaria per il periodo previsto dalle norme applicabili resta responsabilità del Cliente in qualità di titolare.
A.11 Verifiche
Il Fornitore mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi del presente Allegato e consente verifiche, anche tramite un soggetto incaricato dal Cliente, con preavviso di almeno 15 giorni, durante l'orario lavorativo, non più di una volta l'anno salvo che a seguito di una violazione dei dati, e con modalità che non compromettano la riservatezza degli altri clienti.
A.12 Rapporto con i Termini
In caso di contrasto tra il presente Allegato e le altre disposizioni dei Termini, per quanto attiene al trattamento dei dati personali dei pazienti prevale il presente Allegato.